Jobba effektivare så orkar du mer

Petra Brask är nördigt intresserad av effektivisering. Genom personlig coachning hjälper hon varje år massor av människor, i olika branscher och yrken, med att planera sin tid för att den ska räcka till det som de tycker är viktigt och för att de ska må bra.

• Många är lite skeptiska först. Tror att jag kommit för att få dem att springa fortare, säger Petra Brask. När jag förklarar att jag vill hjälpa dem med deras kalendrar och att göra-listor, för att deras energi ska räcka hela dagen. Att vi tillsammans ska se till att de inte är helt slut när de kommer hem. Då brukar det vara; Ok, då kör vi! berättar Petra.

Petra föreläser ofta om hur hjärnan fungerar och hur vi bör planera vår tid för att den ska orka.

• För de flesta är det bra att vid ett tillfälle i veckan planera arbetsdagarna, förklarar Petra. I början av veckan och dagen har hjärnan mest energi. Så lägg mer av jobbtid i början av veckan- och dagen och mer av planering i slutet. Lägg in fokusblock i kalendern på förmiddagarna för koncentrerat arbete. Du ska nämligen inte låta andra ta för mycket av din tid innan du har kommit en bit på din att göra-lista. Petra fortsätter; enklare rutiner och inläsning görs bäst direkt efter lunchen och möten bör du helst lägga på eftermiddagen.

Petra är också noga med att poängtera att de flesta av oss måste bli duktigare på att lägga in fler ”krockkuddar” i kalendern, det vill säga tid för förberedelse och mental omställning före och efter möten.

I dagens arbetsliv är det enligt Petra få som inte upplever att de har tidsbrist. Psykisk ohälsa, vanligtvis i form av utmattningssyndrom, är den vanligaste orsaken till sjukskrivning. De enkäter som Petra ger sina kursdeltagare, om deras arbetssituationer, visar även på att den genomsnittliga övertiden och den upplevda stressen ökat kraftigt under de senaste åren.

• Problemet är tidstjuvarna, säger Petra. Varje år mäter vi vad drygt 1000 av våra deltagare ser som de värsta tidstjuvarna. Överst på listan kommer ”ofullständig information”, som tvåa kommer ”svårt att säga nej” och som trea ”otydlig ansvarsfördelning” Men de här tre påverkar varandra, menar hon.

Stress och tidsbrist kommer sig ofta av ett otydligt ledarskap som kombineras med att digitala verktyg inte används effektivt. Därför är ”Personlig effektivitet” den tjänst som Petra Brasks byrå arbetar mest med. Här får uppdragsgivaren en djupanalys om vad medarbetarna gör med sin tid. Resultatet används under en arbetsdag där Petra och hennes kollegor leder samtal för att komma åt tidstjuvarna och ger konkreta råd för att använda de digitala verktyg man har för e-post, kalendrar, arbetsfördelning och internkommunikation. Dessutom får alla medarbetare handledning och tid för att ordna upp sina kalendrar och att göra-listor.

• Jag brukar lite provocerande säga att du måste komma tillrätta med illusionen av tidsbrist, både på arbetet och på fritiden, säger Petra. För faktum är att hur mycket och fort vi än springer så är vi ändå alltid ”busy-busy” om vi bara springer på. Jag menar att tidsbristen är ett hjärnspöke som vi alla köpt in på. Vi ger oss för lite tid för reflektion, eftertanke och återhämtning. Och skärmtid är inte återhämtning! Därför måste vi göra ett aktiv val och planera in tid för återhämtning och reflektion, påpekar hon.

Vissa blir låga av att semestern är slut och hösten tar vid. Det finns ofta en oro för att fastna i gamla rutiner och dräneras på energi. Petra menar att motmedlet är att planera så att hösten känns som en tid för att nå personliga mål, så att det känns som en chans till en nystart.

• Se det som ett blankt papper som ska fyllas. Börja med att ställa dig frågan vad du ska ha uppnått vid årsskiftet. Skriv ned vad du vill fylla hösten med. Fundera nu över vilka kloka ramar du har för ditt liv. De ska in i kalendern så att du inte slarvar med dem, förklarar Petra. Lägg in ordentliga lunchpauser, promenader och att hämta barn. Missa inte att lägga in planeringsstunder. Alla dina bra vanor och rutiner ska in i kalendern, säger hon.

Petra Brask har skrivit boken Vem bestämmer över din tid? som vänder sig till vuxna och Koll på tiden? för tonåringar.

• Vad som verkligen känns kul med böckerna är att jag når ut till nya målgrupper. I Vem bestämmer över din tid? får du alla tips och erfarenheter som vi lär ut. Koll på tiden? utgår ifrån tonårshjärnan och ger tips för skola, fritid, vänner och sömn. Den har gett mig chansen att föreläsa för både föräldrar och tonåringar. Det är en tuff men kul publik som ställer massor av frågor, avslutar Petra.